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Comment organiser un déplacement d’affaires comme un professionnel ?

Posted by on 8 janvier 2018

Le voyage d’affaires est aujourd’hui l’un des outils essentiels à la vie de l’entreprise. Elle constitue l’un des maillons composant la stratégie de communication de l’entreprise. Il est dans cette mesure vital d’en prendre bien soin et de veiller à une bonne organisation au risque de voir échouer la stratégie établie. Comme tout déplacement, préparer un voyage exige la prise en compte de plusieurs facteurs afin que le déplacement puisse se dérouler comme prévu. Comment s’y prendre pour organiser un voyage d’affaires comme un professionnel ?

Miser sur la préparation pour éviter les mauvaises surprises

L’organisation d’un voyage d’affaires n’est pas une affaire simple à mener. Avec toutes les réservations à faire, les dossiers d’entreprise à préparer, les documents administratifs à fournir, les bagages, sans un minimum d’organisation, il est facile de compromettre son déplacement, et tout cela en n’ayant pas pris soin de tous les détails.

La première chose à faire lorsque vous organisez votre déplacement est d’établir un planning des différents rendez-vous auxquels vous devrez vous rendre. Il est également judicieux de faire une liste dans laquelle se trouveront les noms des personnes que vous allez rencontrer. Pour vous faciliter la vie, organisez votre déplacement tel un professionnel en établissant un road book. Dans ce dernier, vous ferez un résumé des différentes étapes qui seront essentielles pour l’accomplissement de votre mission. Horaires de départ et de retour, le contact de votre agence de location de voiture si besoin, tout ce qui feront de votre voyage une réussite devront se trouver dans votre road book. Cependant, pour vous faciliter davantage l’opération, vous pouvez faire appel au service d’une agence de voyage d’affaires.

La seconde étape dans l’organisation du voyage d’affaires, et non des moindres, est la réalisation d’une copie de tous vos papiers d’identité. Sachez qu’il est vital pour un professionnel en déplacement d’affaires ou même pour de simples vacanciers de faire ces copies, car en cas de perte de ces documents, il vous sera plus facile d’accéder à votre ambassade.

La troisième étape consiste à la préparation de tous les documents en rapport avec votre travail. Dossier de présentation, documentation, documents d’information, plaquette, carte de visite, quelques brochures si vous êtes sur le point de lancer un produit par exemple, tous ces éléments sont à préparer minutieusement pour éviter toutes mauvaises surprises. Dans la majorité des cas, il est également préférable de présenter des documents rédigés en anglais afin qu’ils puissent être compris par toute l’assistance.

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